Döküman karmaşasını ortadan kaldıran yerli yazılım: Papirux

Bilhassa işyerlerinde, çok sayıda kişinin bir proje üzerinde beraber çalıştığı ortamlarda en sık karşılaşılan problemlerden biri de döküman karmaşasıdır. Yerli bir girişim olan Papirux bu sorunu çözmeye aday bir servis olarak karşımıza çıkıyor.

Doküman paylaşımının yoğun olduğu bir takımda çalıştığınızı varsayalım. İlk başta dokümanları kendi bilgisayarınızda tutmak kolayınıza gelir. Ancak zamanla takımla paylaşım gerektiğinden dokümanları Google Drive veya Dropbox gibi bir bulut sistemine taşırsınız. Ancak zamanla oradaki dizin yapıları mantıksal olarak karışmaya başlar. Kim hangi dizine ne koyuyor, siz hangi dizine koymalısınız, bu konuda çoğu zaman bir anlaşma olsa bile birçok kişi buna uymayabilir.

Bir başka seçenek olarak dokümanlar e-posta ile gidip gelir. Sonuç olarak, kendi oluşturduğunuz dokümanları dahi kendi bilgisayarınızda, e-postalar arasında ya da bulut dizinleri arasında arayıp bulamamaya başlarsınız. Tanıdık geldi mi?

Hele bir de dokümanı yazan kişi işten ayrılmışsa gerisini söylemeye gerek bile yok!

Daha kötüsüde var; dokümanı buldunuz ama, bulduğunuz kopya aradığınız dokümanın son versiyonu mu bunu bilmek çoğu zaman mümkün olmaz. Yanlış bilgiyle yolunuza devam edersiniz.

Karar vermeyi kolaylaştırıcı ve hızlandırıcı olması için dokümanlara tek bir noktadan, dizinler ya da e-postalar arasında aramaya gerek kalmadan, son versiyon mu değil mi, içeriği onaylanmış bilgi mi geçersiz bilgi mi diye düşünmeden erişebileceğiniz bir yazılım hizmeti olsa daha iyi olmaz mıydı?

Cevabınız evet ise bu problemleri çözen ‘Papirux’ yazılımı imdadınıza yetişiyor. Yukarıda bahsedilen tüm sorunlar “anonim doküman sendromu” olarak adlandırılmakta, Papirux ise tam olarak bu anonim doküman sendromu problemini ortadan kaldırmak üzere hayata geçirilmiştir.

Özellikle birbirinden ayrık takımların doküman paylaşımında sıkça yaşadığı bu tür zorlukları çözen, dokümanların yayımlanmadan önce yalın bir inceleme ve onay sürecinden de geçebildiği, revizyon kontrolü sayesinde her yerden kolayca ulaşılabilen ve herhangi bir anda herkes tarafından tüm dokümanların son versiyonunun görülebildiği bir bilgi tabanı sunuluyor.

Kişi odaklı bilgi tabanı

Papirux ekibi ortaya koyduğu yeni paradigmayı “kişi odaklı bilgi tabanı” diye isimlendiriyor. Çünkü diğer sistemler daha çok makineler için geliştirilmiş – “içerik tabanlı” – dizin yapılarının devamı ve insan zihninin çalışmasına uygun olmayan sistemler. Dokümanlar, uzun veya karmaşık adlandırmalar yerine, dokümanı yazan kişinin takma adıyla ve bir indeks numarasıyla adlandırılmakta. Ayrıca bu dokümanlar yazarlarına ait kişisel alanlarda tutulduğundan bu sistem doküman bulmak için navigasyon gereğini tamamen ortadan kaldırıyor. Dokümanları kolayca paylaşılabilir, erişilebilir ve kontrollü bir biçimde yayımlanabilir hale getiriyor. Slack chat uygulaması ile entegre olduğu için ve üçüncü parti (kurum içi) yazılımlara entegrasyon API’leri bulunduğundan kurumsal uygulamalarla kullanmak da mümkün.

Amazon bulut sistemlerinden hizmet sunan yazılımın Türkçe arayüz desteği de mevcut. Kontrollü doküman yayımlama, takım içinde etkin doküman paylaşımı sizin için de önemliyse mutlaka Papirux’u ziyaret edip bir deneme hesabı oluşturmalısınız. Beş kullanıcıya kadar kredi kartı bilgisi almadan ücretsiz olarak kullanmak mümkün.